Presentazioni efficaci: ecco come faccio io

Questo post esula un po’ dalle solite cose che sei abituato a leggere sul mio blog ma ho pensato di scriverlo comunque perché diverse persone, dopo i miei corsi o i miei interventi, mi hanno chiesto: che belle slide, come hai fatto a farle? quale programma usi per realizzarle? dove trovi quelle immagini così carine?
E così ho deciso di racchiudere qui tutto quello che so e che ho imparato in questi anni sulla realizzazione di presentazioni efficaci, senza la pretesa, certo, di sostituirmi a grafici e visual designer.

Quella volta a Roma

Il mio amore per le slide è scoppiato diversi anni fa a Roma durante il C-come, un evento organizzato da Pennamontata e che ha lasciato il posto al più celebre Play Copy. Tra i vari interventi, ce n’era uno di Anna Covone, una frizzante ragazza dai capelli arancioni (all’epoca), che spiegava come realizzare presentazioni che funzionano abbandonando senza troppo timore i temi brutti e orripilanti di PowerPoint.
Come una spugna ho assorbito tutto quello che potevo, sono tornata a casa e mi sono messa subito al lavoro.

Presentazioni con più personalità

Non ci posso far niente, preparare le slide mi piace parecchio, è una cosa che mi rilassa. Insomma, c’è chi registra podcast anche al mattino appena alzato si e chi, come me, si diverte a navigare tra palette di colori, combinazioni di font e ricerca di immagini nuove.
Sia chiaro, non potrei mai realizzare presentazioni per lavoro, ci metto davvero taaaaantissimo tempo ma, nel mio caso, tutte le ore passate nella fase di realizzazione mi aiutano a essere più preparata quando arriva il momento di ripetere ad alta voce.
Partendo dal presupposto che le slide non sono un blocco di appunti dove c’è scritto tutto quello che dirai durante la presentazione, quello che mi ripeto come un mantra tutte le volte prima di aprire PowerPoint è questo. Le mie slide devono:

• contenere poco testo, altrimenti chi le vede si perderà nella lettura e smetterà di seguire cosa dico;

• accompagnare il pubblico dentro il mio discorso, aiutandolo a recepire meglio il messaggio;

• avere delle belle immagini, che occupano la maggior parte dello spazio e che rappresentano i concetti chiave della presentazione;

• ispirare chi ascolta, motivarlo ed evitare di farlo sbadigliare per tutta la durata dell’intervento/corso;

• essere riconoscibili e coerenti con la mia comunicazione (questo aspetto può diventare un pelo più ostico se si partecipa a un evento con un suo template).

Presentazioni efficaci, il processo di costruzione

Il punto di partenza di una buona presentazione sono le domande.
Dove vengono proiettate le slide? Quanto tempo hai a disposizione? Che tipo di pubblico ti ritroverai davanti? Qual è l’obiettivo del tuo intervento?
Le risposte sono informazioni preziosissime, utili per il processo di costruzione del template. Durante i miei corsi, dato che ho più tempo, cerco di inserire più esempi possibili per chiarire meglio quello che sto dicendo, se ho solo mezz’ora li riduco più che posso.
Anche il pubblico che si ha di fronte è una pedina importante della partita: con degli avvocati il format delle slide non può essere identico a quello di un gruppo di creativi, lo stile comunicativo e la scelta delle immagini dovrà essere più vicino alle persone che vogliamo raggiungere.

Lavora al tuo format

Il brutto di usare i template preconfezionati è che ogni slide ha una struttura simile a quella precedente. Il risultato è che, chi le vede, sa già cosa aspettarsi ogni volta che vai avanti di una pagina. Non c’è nessun effetto sorpresa, niente che invogli a guardare lo schermo: o hai una presenza così forte da tenere banco tu stesso e far tenere al tuo pubblico gli occhi incollati a te o ci vorrà poco prima che qualcuno inizi a controllare le notifiche al cellulare.
Progetta un format di template tuo, partendo dalla carta e dal messaggio che vuoi mandare. Riduci al minimo i testi, ragiona in modo da assegnare a ogni slide un unico concetto, uno soltanto, che racchiuda al suo interno tutto quello che andrai a dire a voce.
Io trovo molto utile aprire PowerPoint e iniziare a costruire la presentazione da una pagina bianca, concentrandomi sui concetti chiave: ogni slide è rappresentata da una semplice frase che poi andrò ad arricchire con colori, immagini e ulteriori slide, se penso di averne bisogno.

Definisci uno schema di colori

I colori in una presentazione sono importanti, direzionano lo sguardo, trasmettono emozioni e significati. Evita di fare l’Arlecchino di turno e di riempire le slide con mille colori diversi, scegline due, uno principale e uno di contrasto, e usa quelli. Se vuoi essere più riconoscibile, usa i colori della tua attività oppure cerca tra le migliaia di palette di Pinterest quella che fa per te.

Scegli dei caratteri facili da leggere

Così come per i colori, è f-o-n-d-a-m-e-n-t-a-l-e che i font usati durante la tua presentazione siano chiari e leggibili. Ricorda che non tutti hanno una vista perfetta e che i caratteri più arzigogolati sono molto creativi ma di più difficile comprensione.
Anche in questo caso vale la stessa regola dei colori: scegli due font, al massimo tre, e assegna a ognuno di essi un ruolo, uno per i titoli, un altro per il corpo del testo.
Dove trovare bei font free? Qui e qui.

Dai un peso a ciò che dici

Ogni slide è a sé: può contenere un titolo, un piccolo blocco di testo, una definizione, una citazione, una tabella, uno screenshot. Qualsiasi sia il suo contenuto, assicurati di dare la giusta gerarchia a ogni informazione. Basta ingrandire un carattere, cambiare il colore a qualche parola, posizionare il contenuto in alto o in basso che il focus si sposta, dando più evidenza a un concetto rispetto a un altro.

Usa immagini di carattere

Lascia che siano le immagini a supportare il tuo discorso, a parlare per te. Sceglile per raccontare, per emozionare, per rafforzare ancora di più quello che dici a voce.
Il mio consiglio? Inserisci una sola immagine per slide (no alle composizioni di più foto) ed evita quelle che ormai abbiamo visto tutti dappertutto. Hai presente la foto che raffigura un piede sulla buccia di banana o due uomini d’affari che si stringono la mano? Ecco, stanne alla larga ;)
Ti ricordo che non puoi prendere una foto su internet e usarla per le tue presentazioni così, senza chiedere il permesso, perché le immagini, anche quelle che trovi facilmente su Google, sono protette da copyright. Ci vengono in aiuto, per fortuna, tantissimi siti di immagini free, come ti ho già spiegato in un mio post precedente.

Questione di programmi

InDesign? Canva? PowerPoint? Qual è il programma più adatto per realizzare delle belle presentazioni?
InDesign è un software usato per lo più da professionisti, ci vuole parecchio tempo per capire come funziona e imparare a usarlo a un livello accettabile. Io la prima volta che l’ho aperto mi sono spaventata (anche se è andata peggio con Illustrator) e ho deciso che per il mio tipo di attività non avevo bisogno di qualcosa di così professionale.
Per un periodo ho usato Canva, è gratis e offre diversi schemi da cui puoi partire per elaborare le tue presentazioni (o se proprio sei pigro puoi usare direttamente quelli, anche se). Funziona bene ed è perfetto per chi ha poca dimestichezza con la grafica. L’unica pecca, per me, è che la presentazione può essere scaricata solo in formato pdf. Tutto bene finché durante un corso c’è stato un problema con le mie slide e mi è stata richiesta la versione in PowerPoint: ho dovuto rifare tutto da capo :(
Per fare in fretta potevo optare per un modello già pronto, ma ho preferito rimboccarmi le maniche e darmi da fare. Perché, come dice Anna,

Un template standard crea una presentazione standard.

E io non volevo che lo fosse.